Mari kita mulai dengan premis bahwa perubahan itu sulit bagi semua orang. Perubahan bahkan lebih sulit lagi dalam skala besar bagi organisasi besar. Selama 15 tahun terakhir, kita telah melihat organisasi besar mencoba merangkul perangkat seluler, Big Data, cloud, dan transformasi digital umum. Kita telah melihat banyak dari mereka berjuang berulang kali untuk menerapkan teknologi ini. Saat ini, AI-lah yang memaksa perusahaan dan karyawannya untuk berubah, suka atau tidak.
Sebagian dari masalahnya adalah utang teknis, gagasan bahwa tumpukan teknologi organisasi harus berevolusi untuk memanfaatkan sepenuhnya teknologi baru, alih-alih menggunakan serangkaian kemampuan teknis yang dirancang untuk era sebelumnya. Tidak mudah untuk mencoba dan mengubah sesuatu yang mendasar dalam menjalankan bisnis tanpa mengambil risiko mengacaukan apa yang sudah berjalan. Tidak banyak manajer yang akan sepenuhnya menerima perubahan semacam itu. Perubahan substantif melibatkan risiko yang sangat besar beserta potensi yang sangat besar.
Bagian lain dari masalah ini adalah kelesuan institusional. Sulit untuk mengubah cara orang melakukan sesuatu. Izinkan saya bercerita tentang saat saya menjadi penulis teknis beberapa tahun yang lalu, dan kami menerapkan sistem komputer di kantor pendaftaran akta kota kecil. Akta kota ditulis di atas kertas dan disimpan di lemari. Prosesnya manual dan sulit, sehingga penelusuran akta bisa memakan waktu berminggu-minggu karena orang harus mencari-cari di tumpukan kertas secara manual.
Sistem komputernya jelas lebih baik, tetapi para pekerja di meja depan yang berhadapan dengan masyarakat tidak yakin. Bagian dari pekerjaan mereka adalah memberi cap pada dokumen yang sudah lengkap dengan stempel karet, yang mereka lakukan dengan penuh semangat, sebelum dokumen tersebut dikirim untuk diarsipkan. Bagi para pegawai ini, yang telah bekerja di meja kasir selama 20 atau 30 tahun, stempel tersebut mewakili identitas dan rasa kekuasaan mereka. Mereka tidak ingin melepaskannya.
Akhirnya, arsitek sistem itu menyerah begitu saja dan membiarkan mereka mempertahankan cap mereka. Meskipun hal itu sebenarnya tidak lagi diperlukan untuk sistem daring, hal itu membuat mereka menerima perubahan itu.
Yang membawa kita pada masalah terbesar dari semuanya: manajemen perubahan. Komponen tersulit dari penerapan teknologi baru bukanlah berbelanja, membeli, menguji, dan menerapkannya. Melainkan membuat orang menggunakannya, dan Anda sering kali harus membiarkan mereka mempertahankan jejak mereka atau mereka akan menyabotase bahkan niat terbaik dari tim yang menerapkan solusi tersebut.
Pikirkan semua itu, lalu pertimbangkan tingkat perubahan yang dibawa oleh AI, dan Anda akan melihat penyesuaian yang jauh lebih radikal di masa depan terkait cara kita bekerja. Orang-orang yang memegang perangko melihat kekuatan mereka memudar, dan Anda harus berhati-hati untuk tidak mengasingkan mereka atau Anda bisa membuang-buang uang.
Pada akhirnya, organisasi adalah manusia dan manusia itu berantakan, dan Anda harus melihat melampaui teknologi untuk mencapai tujuan akhir: menerapkan perangkat lunak baru yang dapat mengubah bisnis.
AI adalah cara kerja yang benar-benar baru
Perubahan teknologi yang besar dalam organisasi bukanlah hal baru. Munculnya PC pada tahun 1980-an dan munculnya spreadsheet dan pengolah kata adalah salah satu momen tersebut. Internet dan World Wide Web adalah momen lainnya, tetapi AI dapat menjadi lebih besar dari gelombang perubahan sebelumnya.
“Era internet menurunkan biaya transmisi informasi, dan para CIO memanfaatkannya dan membawa teknologi digital ke dalam organisasi mereka dan seterusnya. Namun, AI adalah jenis teknologi yang sangat berbeda. Teknologi ini menurunkan biaya keahlian,” kata Karim Lakhani, ketua fakultas di Digital Data Design Institute, Harvard, kepada TechCrunch.
CEO Box Aaron Levie melangkah lebih jauh dengan mengatakan bahwa ini adalah pertama kalinya komputer mengerjakan pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan manusia, alih-alih membantu orang tersebut mengerjakannya dengan lebih efisien. “Jadi ini adalah hubungan baru dengan komputer karena komputer membuat keputusan berdasarkan penilaian. Mereka menilai informasi. Mereka mengolah data kita dengan cara yang mirip dengan manusia,” kata Levie, dan perusahaan perlu mulai memikirkan kembali peran komputasi dalam organisasi.
“Ada serangkaian kerangka kerja dan paradigma baru yang harus kita kembangkan sebagai hasil dari apa yang kini dapat dilakukan AI dalam konteks perusahaan,” katanya. Itu berarti mulai berpikir tentang bagaimana teknologi ini akan memengaruhi organisasi secara keseluruhan dan melihat isu-isu seperti akurasi jawaban, kebocoran data, data apa yang digunakan untuk melatih model, dan sebagainya.
Tentu saja, Levie berpikir platform perusahaannya telah dibangun untuk menangani masalah ini dan membantu pelanggan mengatasinya, tetapi perusahaan berhadapan dengan banyak vendor yang menceritakan kisah serupa, dan itu cenderung mempersulit menemukan vendor yang benar-benar dapat membantu dan memberi nilai tambah.
Apakah benda ini berfungsi?
Salah satu masalah besar yang dihadapi organisasi adalah mencari tahu apakah AI generatif benar-benar memenuhi janji peningkatan produktivitas; saat ini belum ada cara yang baik untuk membuat hubungan langsung antara kemampuan GenAI dan peningkatan produktivitas. Hal itu membuat lebih sulit untuk menjualnya secara internal kepada pekerja yang skeptis, yang mungkin khawatir tentang masa depan mereka sendiri saat menerapkan AI.
Di sisi lain, akan ada karyawan yang menuntut alat-alat baru ini, dan ketegangan itu dapat menciptakan stres organisasi lebih lanjut karena para manajer berupaya mencari cara untuk menerapkan AI di seluruh perusahaan dengan beragam pendapat tentang dampaknya pada pekerjaan.
Beberapa orang seperti Jamin Ball, mitra di Altimeter Capital, telah menulis bahwa teknologi tersebut sangat transformatif sehingga perusahaan harus mengambil langkah maju, terlepas dari apakah mereka melihat manfaat langsungnya atau tidak. “Saat ini dunia sedang berkembang — AI adalah perubahan platform yang sangat besar. Dan dengan TIDAK mengadopsi/mengeluarkan dana untuknya, Anda berisiko kehilangan pangsa pasar dan perlahan-lahan menjadi tidak relevan,” tulisnya dalam buletin Clouded Judgement pada bulan Juli.
Rita Sallam, analis Gartner, mengatakan jika Anda menengok kembali masa-masa awal munculnya pengolah kata, proposisi nilai sebenarnya bukanlah tentang penghematan uang dengan menghilangkan tenaga sekretaris. Hal itu membantu menciptakan cara kerja baru — dan AI menghadirkan proposisi nilai yang serupa.
“Memangkas kelompok sekretaris mungkin tidak sepadan dengan biaya tersebut. Namun, jika Anda berpikir tentang menghilangkan batasan fisik untuk ide, untuk menulis ide dan mengulangi ide, lalu memberikannya kepada semua orang di organisasi, menurut saya, meskipun kita tidak dapat membuktikannya, hal itu telah membuka era inovasi potensial, dan kemampuan bagi orang-orang saat ini untuk menyusun pemikiran mereka dengan cara yang sama sekali berbeda,” katanya. Perubahan semacam itu sulit diukur, tetapi tetap saja manfaatnya sangat besar.
Mendapatkan dukungan eksekutif selalu menjadi bagian penting dari teka-teki transformasi digital. Seperti PC sebelumnya, cloud mengubah cara perusahaan menjalankan bisnis.
Lakhani mengatakan AI berbeda dari cloud karena CEO dapat memperolehnya dengan menggunakannya. AI tidak memerlukan penjelasan teknis yang nyata untuk melihat kekuatannya, dan hal itu dapat membantu mendorong perubahan di dalam organisasi. “Menurut saya, yang berbeda dan yang mempercepat kehebohan adalah bahwa kelompok CEO dan anggota dewan Davos serta orang-orang yang memengaruhi strategi perusahaan dan sebagainya kini memiliki akses ke perangkat ini, dan dapat mulai melihat beberapa masalah mereka sendiri dipecahkan dengan cara ini,” katanya.
Namun, hal itu tidak berarti bahwa vendor dapat begitu saja masuk ke dalam organisasi dan menjual solusi mereka. Mereka harus mencari tahu cara menunjukkan nilai. “Para hyperscaler dan vendor harus melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menunjukkan bagaimana organisasi benar-benar dapat mengadopsi hal ini,” katanya.
Namun, mengatasi masalah manusia akan menjadi rintangan yang lebih besar. Lakhani mengatakan ada tiga kebenaran yang berlaku saat organisasi menghadapi tantangan ini. Pertama-tama, katanya, “Mesin tidak akan menggantikan manusia, tetapi manusia dengan mesin akan menggantikan manusia tanpa mesin.” Kedua, katanya, “AI akan gagal di garis depan jika Anda tidak menganggap mandat perubahan sebagai sesuatu yang bersifat top-down, dan menciptakan insentif bagi 'pembuat prangko' untuk benar-benar mengadopsi dan merasa senang dengan apa yang mereka lakukan.” Dia mengatakan jika Anda mencoba memaksakannya kepada mereka, itu akan gagal, jadi Anda harus menentukan bagi semua orang bagaimana dan mengapa harus berubah, dan tidak menggunakan pendekatan 'karena saya bilang begitu'.
Tidak ada yang mengatakan ini akan mudah. Setiap organisasi memiliki tingkat kematangan dan tingkat kesiapan teknologi yang berbeda-beda. Namun, manusia adalah manusia, dan perubahan substantif tidak mudah terjadi di dalam perusahaan besar. AI akan menguji fleksibilitas organisasi lebih dari teknologi lain di masa lalu, dan tidak berlebihan jika dikatakan bahwa beberapa perusahaan dapat hidup dan mati tergantung pada seberapa cekatan mereka menanganinya.